Datenschutzinformation für Bewerbungen

Der Rieter-Konzern (auch "wir", "uns") sammelt und verarbeitet persönliche Daten, die Sie, aber auch andere Personen ("Dritte") betreffen. Wir verwenden das Wort "Daten" hier gleichbedeutend mit "Persönlichen Daten" oder “personenbezogenen Daten“.

"Personenbezogene Daten" sind Daten, die sich auf identifizierte oder identifizierbare Personen beziehen, was bedeutet, dass die betreffenden Daten in Kombination mit weiteren Daten Rückschlüsse auf die Identität dieser Personen zulassen.

"Sensible personenbezogene Daten" oder „besondere personenbezogene Daten“ sind eine Untergruppe von personenbezogenen Daten, die nach geltendem Datenschutzrecht besonders geschützt sind. Dazu gehören zum Beispiel Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft hervorgeht, Gesundheitsdaten, religiöse oder philosophische Überzeugungen und Informationen über die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft. In Abschnitt 3 finden Sie Informationen über diese Daten, die wir in Übereinstimmung mit diesen Datenschutzbestimmungen verarbeiten. 

Unter "Verarbeitung" ist jeder Vorgang zu verstehen, der mit personenbezogenen Daten durchgeführt wird, wie z. B. das Erheben, Speichern, Verwenden, Ändern, Weitergeben und Löschen. 

In dieser Information beschreiben wir die Verarbeitung Ihrer Daten in Ihrer Eigenschaft als aktueller, ehemaliger oder zukünftiger Mitarbeiter, Auszubildender oder Praktikant, Führungskraft, Bewerber oder externer Mitarbeiter (d.h. Arbeitnehmer, die nicht beim Rieter-Konzern angestellt sind). 

Diese Information steht im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung der EU (“DSGVO“), dem Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten der Volksrepublik China ("PIPL") und dem Schweizer Datenschutzgesetz ("DSG"). Die Anwendung dieser Gesetze hängt jedoch von jedem Einzelfall ab.

Die einzelne Rieter-Konzerngesellschaft, die eine Stellenanzeige veröffentlicht hat, ist die für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit dieser Stellenanzeige der Verantwortliche. 

Wenn Sie Fragen oder Bedenken in Bezug auf den Datenschutz haben, können Sie sich an Ihren lokalen Personalleiter oder den Datenschutzbeauftragten des Rieter-Konzerns wenden.

Wenn Sie Fragen oder Bedenken in Bezug auf den Datenschutz auf Konzernebene haben, ist Ihr Ansprechpartner der zuständige Datenschutzkoordinator oder der Konzerndatenschutzbeauftragte. Alternativ können Sie auch eine E-Mail an dataprivacy(at)rieter.com senden.

Wir verarbeiten verschiedene Datenkategorien über Sie. Die Hauptkategorien sind:

• Technische Daten: Wenn Sie eine Bewerbung senden, erfassen wir Daten zu den Zugriffsinformationen. Wir speichern technische Daten in der Regel bis zu 6 Monate.
   
• Zugangsdaten: Diese Daten werden erhoben und gespeichert, um Ihnen den Zugriff auf unser Rekrutierungssystem zu ermöglichen. Kontodaten umfassen in der Regel Ihren Namen, gegebenenfalls Kontaktdaten und organisatorische Informationen sowie Zugriffsrechte. Wir speichern diese Informationen in der Regel bis zu 3 Monate ab dem Datum der Bewerbung; dieser Zeitraum kann verlängert werden, wenn dies für Beweiszwecke, zur Einhaltung rechtlicher oder vertraglicher Anforderungen oder aus technischen Gründen erforderlich ist. Beachten Sie, dass Ihre Kontodaten in Form von technischen Daten protokolliert werden können (siehe oben) und möglicherweise Präferenzdaten enthalten.
   

• Qualifikationsdaten: Wenn Sie sich bei uns auf eine Stelle bewerben, erheben und verarbeiten wir die Daten, die Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen übermitteln, wie z. B. Ihren Namen und Kontaktdaten, Informationen zu Ihrem (akademischen) Werdegang, Ihren Qualifikationen und Ihrer beruflichen Erfahrung. Diese Daten erfassen wir normalerweise direkt von Ihnen in Ihren Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, Diplome, Zertifikate, akademischer Notenauszug und Empfehlungsschreiben).

  Je nach Art der ausgeschriebenen Position können wir diese Daten auch von Personalvermittlungsagenturen erhalten, die Sie der Agentur zur Verfügung gestellt haben. Wir erfassen und verarbeiten auch Daten, die nicht direkt von Ihnen bereitgestellt werden, aber zur Feststellung Ihrer Eignung für die Position (im Rekrutierungsprozess) verwendet werden, wie zum Beispiel die Notizen, die wir während und nach unseren Vorstellungsgesprächen mit Ihnen machen, sowie unsere internen Austausch- und Diskussionsnotizen über Ihre Eignung für die Position. 

  Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist und Sie ein Angebot von uns annehmen, werden die von uns während der Einstellungsphase gesammelten Daten Teil Ihrer Personalakte bei uns und für die Dauer des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt. Diese Frist kann verlängert werden, wenn dies aus Beweisgründen, zur Einhaltung vertraglicher oder gesetzlicher Anforderungen (einschließlich entsprechender lokaler Gesetze) oder aus technischen Gründen erforderlich ist. Wenn Ihre Bewerbung erfolglos ist, bewahren wir diese Daten in der Regel 3 Monate ab dem Datum der Mitteilung über die Ablehnungsentscheidung auf, es sei denn, es handelt sich um eine interne Bewerbung, bei der die Daten bereits bekannt sind und die für die Dauer des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. In bestimmten Fällen kann dieser Zeitraum verlängert werden, beispielsweise wenn Sie einer längeren Aufbewahrungsfrist zugestimmt haben, damit wir Sie über zukünftige Arbeitsmöglichkeiten bei uns informieren können. In diesem Fall bewahren wir die Daten in der Regel für 6 Monate ab der Mitteilung über die Ablehnungsentscheidung auf und maximal 2 Jahre, wenn Sie einer Verlängerung zustimmen.
  
  Soweit PIPL Anwendung findet, beachten Sie bitte, dass zu den Qualifikationsdaten auch bestimmte sensible Personendaten wie Passnummer, Zivilstand, Militärstatus, Strafregisterauszug, Betreibungsregisterauszug, Führerschein und Arztzeugnis gehören, für deren Einholung wir Sie um eine gesonderte Einwilligung bitten werden. Je nach Beschäftigungs- oder Arbeitsverhältnis mit Ihnen verarbeiten wir solche Daten aus Notwendigkeit, um Personalmanagement zu betreiben oder geltende Gesetze einzuhalten. Wenn Sie sich weigern, uns diese Daten zur Verfügung zu stellen, können Sie möglicherweise nicht mit uns zusammenarbeiten.
   

• Öffentlich verfügbare Daten: Wir können bestimmte personenbezogene Daten über Sie online sammeln und erfassen, soweit Sie diese Informationen öffentlich verfügbar gemacht haben und sie für die betreffende Stellenanzeige oder Ihre Bewertung als Fachkraft relevant sind. Normalerweise erhalten wir diese Informationen aus öffentlichen Quellen. Beispielsweise können wir Ihr Profil in sozialen Medien (wie LinkedIn und Xing) finden und die über diesen Kanal zur Verfügung gestellten Informationen erfassen. Wir bewahren diese Daten in der Regel 3 Monate nach Abschluss des betreffenden Rekrutierungsprozesses und, falls Sie bei uns eingestellt werden, unter bestimmten Umständen für die Dauer des Arbeitsverhältnisses auf.
   
• Referenzdaten: Falls Sie in Ihrer Bewerbung Personen  genannt haben, mit denen oder für die Sie in der Vergangenheit gearbeitet haben, wie z. B. frühere Vorgesetzte, Kollegen oder Kunden, können wir Kontakt mit ihnen aufnehmen – per E-Mail, Telefon, Brief oder anderen Kommunikationsmitteln oder durch persönliches Treffen –, um Referenzen über Sie zu erhalten. Wir werden diese Personen nur kontaktieren, wenn Sie uns ausdrücklich deren Namen und Kontaktdaten zu diesem Zweck zur Verfügung gestellt haben. Wir gehen ebenfalls davon aus, dass Sie dazu berechtigt sind und dass die relevanten Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, korrekt sind. Wir bewahren diese Daten in der Regel 3 Monate nach Abschluss des betreffenden Rekrutierungsprozesses auf, es sei denn, es handelt sich um eine interne Bewerbung, bei der die Daten bereits bekannt sind und die für die Dauer des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden.

Wir verarbeiten Ihre Daten, um festzustellen, ob Sie ein geeigneter Kandidat für die Stelle sind, auf die Sie sich beworben haben, und um zu entscheiden, ob wir ein Arbeitsverhältnis mit Ihnen eingehen möchten. Zu diesem Zweck verwenden wir hauptsächlich Qualifikationsdaten, öffentlich verfügbare Daten und Referenzdaten. Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Bewerbung durch die verschiedenen Rekrutierungsphasen zu führen, die Informationen zu überprüfen, die Sie bereitgestellt haben, um unseren Rekrutierungsprozess zu dokumentieren, Personalunterlagen zu führen sowie unseren Entscheidungsprozess zu dokumentieren und eine informierte Rekrutierungsentscheidung zu treffen.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, verarbeiten wir Ihre Daten zum Zweck des Abschlusses, der Durchführung und Verwaltung des Arbeitsverhältnisses sowie zum Zweck der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und der Verwaltung der nach dem Arbeitsverhältnis verbleibenden Daten. Zu diesen Zwecken verarbeiten wir insbesondere Qualifikationsdaten, Verwaltungsdaten, Finanzdaten sowie Daten zu Leistung, Gesundheit und Wohlbefinden und Schulungsdaten.

Sofern wir nicht um Ihre Zustimmung bitten, stützt sich die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Grundlage der Verarbeitung zur Einleitung und/oder Durchführung eines Arbeitsvertrags (oder eines anderen Vertrags, in dessen Rahmen Sie für uns arbeiten) auf folgende Grundlagen:

• Sofern das PIPL Anwendung findet, ist die Grundlage die Durchführung des Personalmanagements in Übereinstimmung mit den formulierten Arbeitsregeln und Vorschriften und dem kollektivvertraglich abgeschlossenen Recht, oder anderen zulässigen Grundlagen gemäss geltendem Recht.
   
• Sofern die DSGVO Anwendung findet, basiert die Verarbeitung auf unserem oder einem berechtigten Interesse Dritter an dem spezifischen Verarbeitungsprozess, insbesondere zur Verfolgung der oben genannten Zwecke und Ziele sowie zur Umsetzung verwandter Maßnahmen. Unser legitimes Interesse umfasst auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, soweit dies nicht bereits als rechtliche Grundlage unter dem geltenden Datenschutzgesetz anerkannt ist (z. B. nach dem Recht des EWR, und der Schweiz).

Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung, unseren gesetzlichen Verpflichtungen oder zum Schutz unserer legitimen Interessen und den in Abschnitt 4 genannten anderen Zwecken können wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern:

• Rieter- Konzerngesellschaften: Unsere Unternehmensgruppe finden Sie auf der Webseite von Rieter. Als Bewerber kann das individuelle Rieter-Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben, mit Ihrer Zustimmung Ihre Daten mit anderen Rieter-Unternehmen teilen, damit diese Sie über zukünftige Stellenangebote informieren können, die für Sie von Interesse sein könnten. Diese Rieter-Unternehmen handeln als alleinige Verantwortliche in dieser Hinsicht.
   
• Ehemalige und zukünftige Arbeitgeber, andere Organisationen, auf die in Ihrem Lebenslauf verwiesen wird: Mit Ihrer Genehmigung können wir Ihre Daten auch an ehemalige Arbeitgeber weitergeben, wenn Sie sich um eine Stelle bei uns bewerben (z. B. Referenzinformationen) oder an zukünftige Arbeitgeber, wenn Sie sich um eine neue Stelle bewerben. Diese ehemaligen und zukünftigen Arbeitgeber handeln als separate Verantwortliche. Gleiches gilt für andere Organisationen, die wir zur Validierung Ihrer Bewerbungsdaten kontaktieren.

Wie in Abschnitt 6 erläutert, geben wir Daten an andere Parteien weiter. Ihre Daten können daher in Europa und in dem Land, in dem sich die Rieter-Gesellschaft befindet, verarbeitet werden; in Ausnahmefällen auch in jedem anderen Land der Welt.

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne ausreichenden gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger zur Einhaltung des Datenschutzes, es sei denn, der Empfänger unterliegt einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Gewährleistung des Datenschutzes und wir können uns nicht auf eine Ausnahme berufen. 

Eine Ausnahme kann z. B. bei Gerichtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen, in denen ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder die Erfüllung eines Vertrags die Weitergabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn die Daten von Ihnen allgemein zugänglich gemacht wurden und Sie der Verarbeitung nicht widersprochen haben. 

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie unsere Verarbeitungszwecke, geltende Aufbewahrungsfristen und unsere legitimen Interessen an Dokumentation und Beweissicherung dies erfordern oder die Speicherung aus technischen Gründen erforderlich ist. 

Weitere Informationen zu den jeweiligen Speicher- und Verarbeitungszeiträumen für die einzelnen Datenkategorien finden Sie in Abschnitt 3 (z. B. werden erfolglose Bewerbungen in der Regel nach drei Monaten zurückgegeben, es sei denn, wir stimmen einer längeren Aufbewahrung zu). 

Wenn keine gesetzlich oder vertraglich gegenteiligen Verpflichtungen bestehen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten, sobald der Speicher- oder Verarbeitungszeitraum abgelaufen ist, im Rahmen unserer üblichen Prozesse.

Wir ergreifen angemessene Sicherheitsmaßnahmen, um die erforderliche Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten und deren Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sicherzustellen, sowie sie vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen und das Risiko von Verlust, versehentlicher Änderung, unbefugter Offenlegung oder Zugriff zu mindern.

Abhängig vom geltenden Datenschutzrecht haben Sie zur Kontrolle der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte im Zusammenhang mit unserer Datenverarbeitung:

• von uns Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen verarbeiten
• die Berichtigung von Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig sind
• die Löschung von Daten zu beantragen
• zu verlangen, dass wir bestimmte personenbezogene Daten in einem gängigen elektronischen Format bereitstellen oder sie an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln
• die Zustimmung zu widerrufen, wenn unsere Verarbeitung auf Ihrer Zustimmung beruht
• auf Anfrage weitere Informationen zu erhalten, die für die Ausübung dieser Rechte hilfreich sind.

Wenn Sie die oben genannten Rechte in Bezug auf uns (oder eines der Rieter-Konzernunternehmen) ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte schriftlich, in unseren Räumlichkeiten oder, sofern nicht anders angegeben oder vereinbart, per E-Mail; Sie finden unsere Kontaktdaten in Abschnitt 2. Um Missbrauch zu verhindern, müssen wir Ihre Identität feststellen (beispielsweise durch eine Kopie Ihres Ausweises, es sei denn, eine Identifizierung ist auf andere Weise nicht möglich).

Sie haben auch diese Rechte im Zusammenhang mit anderen Parteien, die mit uns als separate Verantwortliche zusammenarbeiten – wenden Sie sich bitte direkt an diese, wenn Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit deren Verarbeitung ausüben möchten. Informationen über unsere wichtigsten Dienstleister finden Sie in Abschnitt 6.

Bitte beachten Sie, dass unter dem geltenden Datenschutzrecht Bedingungen, Ausnahmen oder Einschränkungen für diese Rechte gelten (zum Beispiel zum Schutz Dritter oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir werden Sie entsprechend informieren, wenn dies zutrifft.

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir mit Ihren Rechten umgehen, oder mit unseren Datenschutzpraktiken nicht einverstanden sind, wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren Vorgesetzten und die Mitarbeiter der Personalabteilung. Sie können sich auch an den zuständigen Datenschutzkoordinator oder den Konzerndatenschutzbeauftragten wenden (Abschnitt 2). Wenn Sie sich im EWR oder in der Schweiz befinden, haben Sie auch das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Land einzureichen. Eine Liste der Behörden im EWR finden Sie hier:

Eine Liste der Behörden im EWR finden Sie hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en. 

Die Schweizer Aufsichtsbehörde erreichen Sie hier: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/the-fdpic/contact.html.